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会展策划|策划展览活动需要考虑哪些因素

2021-06-25 13:48:19

会展策划

 

先看这张图,你看到了什么?

 

这不仅仅是一个段子,也蕴含了一个哲理:当一个事件与自己的核心利益深度绑定时,人们才会调动真实情绪对该事件产生反应。

 

策划展览活动同理,当你以外行凑热闹的心态来思考时,你永远无法触摸到策展的本质;当你以切身利益者的视角来思考时,“策划展览活动需要考虑哪些因素”这个问题的答案就呼之欲出了。

 

以观众角度看策展,这是广大初入行的朋友,最容易犯的错误。

 

以担当者的角度看策展,你的核心利益是什么?如果核心利益有金字塔分层,那可以用下图来表示:

 

 

一、不出事故

 

策划一场展览活动,首先要考虑的是合法合规性

 

根据国务院发布的《大型群众性活动安全管理条例》,大型群众活动参加人数在1000人以上的,必须向相应的政府公安机关申请安全许可。未经报备的大型活动,有极大概率被当场停办。业界之前有一场动漫展,几千人参展,因未依法报备,被相关机构的工作人员要求停办了。

 

其他常见的展会事故有三个方面

 

人力出问题:职员受伤、食物中毒、活动冷场、嘉宾延误

 

物料出问题:展台塌陷、高空掉物、物料缺漏、电器故障

 

环境出问题:厕所不够、交通拥堵、极端天气、展品失窃

 

针对每一种可能的事故,都要有相应的措拖。特别是在公共防灾层面,必须制作一张《xx活动 - 公共安全事故防范清单》,留足人力、物力,做好应急演练。只有这样,一场展会更高层面的目标,才具备可实现性。

 

二、顺利完成

 

在《哥德尔、埃舍尔、巴赫》一书中,作者提出了一个“候世达定律”:“做事所花费的时间总是比你预期的要长,即使你的预期中考虑了侯世达定律。”专业人士往往通过制作《xx活动 - 排期表》来打破这个定律。

 

当做出《xx活动 - 排期表》之后,开始策展的具体执行。策展人切忌凡事包办,记住你不是跑腿、搬东西那个,你要做的是宏观大局的策划,细部执行要懂得权力下放,把多数事件分配给合作的同事去做,这时一份优质的《xx活动 - 人员分工考核表》就派上用场了,某件事请谁完成,必须在何时完成,这都得多次催促,毕竟不是人人都可以高效完成,事不用亲自做,但一定要亲自盯着项目负责人完成。

 

以上两份表格制好后,作为策展人,应重点考虑展会活动的受众画像:他们的年龄、性别、购买力、喜好、厌恶、核心诉求,进而确定活动主题、调性、主宣传语,接下来的宣传活动就可以交给广告部或市场部的同事去做,可以按构想提供一份辅助性的《xx活动 - 物料清单》给他们。

 

三、赚到钱

 

开始物料制作时,与各个会务服务公司商讨合作事宜,即将提上日程。这是个技术活、累活,多跑、多找,发动朋友圈关系、同事关系、合作伙伴关系,总能恰当好处地实现你的目标。这也是策展活动中最锻炼交际能力的事务。

 

四、有美名

 

想要策划一场成功的展览,策划者的眼界、品位至关重要。若对展览活动缺乏深刻了解,则很难吸引行业大触参加。

 

推荐“会查查 www.huixx.cn”官网,本网站已收录7025场展会的信息,同行都在这里,想学会策展的精髓,好好研究这个网站上已举办、正热门的展览。

 

策展这一行,有泪、有笑,再多的辛酸,在活动成功举办之后,皆会化作今后前进的动力。当我们回首一生的时候,不会因虚度年华而悔恨,也不会因碌碌无为而羞愧。我们可以骄傲地宣告:哪怕我们个人的力量微不足道,但对这个世界的精彩,我们也曾全力以赴过!

 

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